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没想到,办公室重要文件管理竟有这些“小技巧”,赶紧get起来吧!
发布日期: 2019/1/4 来源: 保密观
  要说在机关单位工作,大家最常接触的可能就是各类文件了。
 
  尤其是在当前信息技术的影响下,办公越来越倡导无纸化、电子化,很多文件都存储在计算机里,从内容和形式上给文件管理工作带来了便利,但也带来了一些安全方面的挑战。
 
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  特别是机关单位有些需要控制知悉范围的重要文件,一旦被误看误删误传会给工作带来很大困扰,因此还需要重点防范,通过技术处理增强文件的安全。
 
  今天,介绍一些咱们办公中比较实用且易上手的文件处理小技巧,供大家在工作中参考~~
 
直接隐藏文件夹
  对于有些重要文件,不想被误看误传误删,最保险的方法,是选择直接隐藏文件夹。
  推荐指数:★★★★★
 
  步骤
  1.选定需要隐藏的重要文件。
  2.点击鼠标右键,在“属性”对话框里,勾选“隐藏”选项,这时文件会自动隐藏。
 
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  3.如要再次打开此文件,需在控制面板中打开“文件夹”选项点击“查看”按钮,勾选“显示隐藏的文件、文件夹和驱动器”即可。
 
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压缩文件设置密码
 
  防止重要文件被别人误看,还有一个安全保障的方法,就是给文件上把“锁”。
  推荐指数:★★★★☆
 
  步骤
  1.安装WinRAR等压缩软件。
  2.用鼠标右键点击需要压缩的文件,选择“压缩文件”。
  3.点击设置密码,依次点击“确定”“立即压缩”,这时文档会变成压缩后的文件并加密。
 
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  4.如需再打开该文件,则右键点击压缩文件,按提示输入解压密码,文件就会被解压出来。
 
  注:这种方法加密性较强,运用较稳定,但由于每次查看都要解压,运用于占用较大存储空间的文件可能会影响打开速度。
 
更改文件扩展名
  更改文件扩展名也是另辟蹊径隐藏重要文件的一种好方法。
  推荐指数:★★★★★
  步骤
  1.在控制面板中打开“文件夹”选项点击“查看”按钮,在下面的方框中去掉“隐藏已知文件类型的扩展名”选项,点击确定。
 
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  2.回到原窗口,更改重要文件的扩展名,原文件就不能被打开。
  如下图:
  选定要隐藏的文本文档;将其文件名的后缀“.txt”改为图片文件的后缀“.jpg”(这样文件就无法被打开查看);要查看该文件时,将文件扩展名改回“.txt”即可。
 
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软件加密
  最后,给大家介绍一种借助加密软件进行文件加密的方法。
  推荐指数:★★★★
 
  步骤
  1.下载安装某一加密软件,具有快速安全、伪装隐藏、彻底粉碎等功能即可。
  2.选择需要加密的文件,点击“加密”按钮设置密码,加密后的文件点击进入无法查看内容信息,并可防止被删除、复制、重命名等操作。
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